Als wir anfingen, passten alle wichtigen Papiere in einen Aktenorder. Dass wir dennoch mehr als einen hatten, lag wohl eher am Sonderangebot im Schreibwarenladen. Und alles, was mit Geld zu tun hatte, sammelten wir in einem Schuhkarton. Das lang schon an den unterschiedlichen Formaten. Im Laufe der ersten zwei, drei Jahre änderte sich das nur unwesentlich. Das, was an Akten wichtig war, passte im Grunde in eine Umzugskiste. Aber spätestens, als wir dann nach einer Phase guter Öffentlichkeit und finanzieller Konsolidierung Projekt um Projekt entwickelten und auch die ersten Förderungen dazu kamen, änderte sich das und die Papierflut musste strukturiert werden. Ich erinnere ich noch genau an die Ordnungszahlen: Null war für die Grundlagendokumente, Eins für die Vereinsangelegenheiten, Zwei Personalangelegenheiten, Drei Förderung, Vier Außenvertretung und so weiter. Die einzelnen Projekte hatten Ordnungsbuchstaben: A für die Zeitung, B für den Treffpunkt und so weiter. Der Vorteil dieses Systems bestand vor allem darin, dass Dokumente einfach abzulegen und in der Regel schnell wieder zu finden waren. Sie waren im Regel und nur das, was aktuell bearbeitet werden sollte, lag auf dem Schreibtisch in den Aktenmappen. Ich erinnere mich auch noch genau, dass ich es meinen Mitarbeiter_innen ausdrücklich verboten hatte, irgendetwas in den Schreibtischschubladen verschwinden zu lassen. Das Ordnungsprinzip war: Entweder etwas wird nachvollziehbar auf dem Schreibtisch bearbeitet oder die Information ist transparent für alle einsehbar in den Aktenregalen vorzufinden. Soweit zu eine Aktenführungsgrundlagen in einer demokratischen Vereinsstruktur.
Ein bisschen an diesen Organisationsaufbau fühlte ich mich erinnert, als ich neulich die Internetseite von SOFTGUIDE besuchte. Auch hier sind große Systematiker am Werk, die sehr viel von Strukturen und tranparenter Darstellung halten. Die Software, die Unternehmen und Organisationen brauchen könnten, sind klar strukturiert. Der Ordnungsbuchstabe A steht für Standard- und Systemsoftware, unter B sind Betriebliche Anwendungsbereiche aufgeführt und unter C finden wir Branchenspezifische Software. Selbstverständlich gibt es ergänzende zu der aufgeführten Systematik auch die Möglichkeit, mit Suchfunktionen direkt nach der Software oder den Dienstleistern zu suchen. Ein Pinboard, Nachrichten, Ausschreibungen und Verweise auf Dienstleistungen ergänzen dieses der sachliche Portal, das dankenswerterweise auf jeglichen Schnickschnack verzichtet. Bemerkenswert, dass die Ordnungszahl 99 durchgehend für allgemeine Software verwendet wird. Ich hatte damals die 99 für mutmaßlich abgeschlossene Projekte verwendet, für mich bedeutetete die 99 immer die Schnittstelle zum Archiv.
Inzwischen erfolgt die Aktenführung in Unternehmen weitgehend digital und das hat viele Vorteile. Es steht jede Menge Software bereit, um Probleme zu lösen. Vorsorglich habe ich bei SOFTGUIDE schon mal ein Bookmark gesetzt – denn jedweder kreativer Prozess ist nur so gut wie die Organisationsstruktur, die ihn zusammen hält.
Warschau, 20.01.2012,
Stefan Schneider
Dieser Beitrag wurde inspiriert durch Sandra Licht.
